コミュニケーション
オンラインで成果につながるチームマネジメントの方法

オンラインで成果につながるチームマネジメントの方法

コロナの影響によるリモートワークへの転換で、戸惑っている経営者、マネージャーやチームリーダーの方々から「どうやってマネジメントしたらよいか?教えてほしい」というご相談を多数いただいています。

急な環境変化に自身の戸惑いもあるなか、様子のわからないメンバー、不確実で変動する状況への対応は、まさに変動、不確実、複雑、曖昧なVUCAの時代ですね。

濃霧の中をさまよっているような、暗闇の中を手探りで進んでいくような感覚をもちながら責任あるポジションを担うのは、ただでさえストレスがあるのに!!!!と叫びたくなっていませんか?
私は、普段からコーチングをベースにオンラインでクライアントとかかわっているので、こんな時こそ皆さん、コーチングのスキルを多いに活かしてほしいなと感じています。

Suzuatsu
Suzuatsu

私も実践しています。


今日は、普段から私が気を付けていることや、効果的なオンラインマネジメントについてお伝えします。

コミュニケーション頻度


マネージャーの悩み:「距離感がつかみづらい」

「自己効力感セルフ・エフィカシー(self-efficacy)」という言葉をご存じですか?カナダ人の心理学者アルバート・バンデューラ氏が提唱した言葉です。ある状況において必要とされる行動をうまく遂行できる。自分が影響を及ぼすことができるという感覚です。

いま、コロナ禍において急なリモートワークを強いられている人は、今までの職場環境と違いコミュニケーション接点を失っています。「人との接点がない。」という孤立した感覚を持つと、自己効力感が下がり、人は無力感に陥ります。

知らずに職場や仲間と距離感を感じて、ストレスを増やしてしまう前に、コミュニケーション頻度を多くしていきましょう

≡POINT
孤立した感覚を感じる度合も、人それぞれです!
適度な頻度は、一人ひとりに確認して決めるのが◎

相手の話を主体的に聞きに行くという行為は、「承認」行動になります。
人は、自分の話を聞いてもらうことによって、より存在意義や価値を感じられるものです。新しいことにチャレンジする気持ちが高まり、主体的な行動をとるようになります。

タイムマネジメント


マネージャーの悩み:1日のスケジュール管理は、どうしたらよいですか

今回のリモートワークは、組織、個人においても想定外の急な環境変化からもたらされています。整った仕事環境のありがたさを身に染みて感じている方も多いでしょう。

・家では、自分の体に合ったデスクや椅子がない。
・在宅で一緒に子どもの教育や生活をみなければならない。
・常に仕事が身近にあるために、オンとオフの切替ができない。
・同じくリモートになった家族との仕事のすみ分けも気を遣う。


などなど個々人の環境は仕事をするうえでベストではありません。今までと同じような管理ではさらにフラストレーションが高まります。

≡POINT≡
朝の始業と夕方の終了時に、「チェックイン」「チェックアウト」の15分ほどの時間をとりましょう。仕事の確認だけではなく、お互いの気持ち、感じていることも積極的に聞いていくと効果的です。


目的別のツールの活用(ビデオ・音声・テキスト)

マネージャーの悩み:テキストだと真意がわかりづらいなぁ

相手との信頼関係がつくりやすいのは、「対面」⇒「ビデオ」⇒「音声」⇒「テキスト」の順番になります。それぞれのツールの特徴と注意点をもとに目的に応じた使い分けをしましょう。

ビデオ通話
ビデオは、顔がみえるのでついつい対面と同じように対応しがちです。直接会って話すのとは違い、非言語の情報が伝わりにくいです。対面よりは、距離感を感じやすいことを理解しながら活用しましょう。
直接話す時よりも若干、早口で端的に。ボディランゲージ(うなずく、首を傾ける)などは少しオーバーアクションでもいいくらいです。

資料の共有は、画面共有で簡単にできます。ですが、相手の様子がわかりにくいというデメリットもあります。
ときには、表情がみえるように手書き資料の共有でも親しみやすさがあって効果的です。

音声通話
ビデオ通話よりは、伝えられる情報量は少なくなります。ですが、声に集中することで、より心理的な内省を促しやすくなります。相手の状況を確認したり、相手の話を聞くときには、効果的です。
私もよく音声通話を活用しています。

声にも表情があります。抑揚や強弱を意識してみてください

テキスト
チャットなどのテキストコミュニケーションは、個人の解釈やニュアンス、文脈が伝わりにくいというデメリットがあります。逆に言葉の意味をお互い理解している状態であれば、端的で素早く会話ができます。勝手な解釈にならないように注意して活用しましょう。

また、時間を気にせずにとりあえず発信するという方もいるでしょうが、時間帯によっては、相手が不快に感じる場合もあります。活用のルールを事前に決めておくのも大切です。
テキストで長文もおすすめしません。何を一番に伝えたいのか整理してからの発信をこころがけてください。読むというのは、結構エネルギーを消耗します。長文になるときは、音声かビデオ通話を活用しましょう。

≡POINT≡
まずは、時間をつくる
5 分でも10 分でも、定期的に頻度多くすることがコツです。

話しやすい環境を確認する
集中して、話せるかは、それぞれの環境に応じて変化します。


コーチングフローの活用

マネージャーの悩み:個人の評価がやりにくくなりますよね

直接の仕事ぶりがみえないからこそ、定期的に行動と成果の確認をする必要があります。
コーチングフローのメリット
① 定期的に型にそって話すことで相手との共通理解を深めることができます
② 毎回同じフローで話すことで、思考整理のトレーニングになります

ウォーミングアップ
会話のアイスブレイク

STEP1
扱うテーマを明確にします
STEP2 目指す状態 ⇔ STEP3 現状
それぞれをいったりきたり言語化しながら
STEP4 ギャップを明らかにしていきます
STEP5 話された内容から行動のイメージを具体化してください。
STEP6 次回に話すまでのアクションを決めていきます。

必ず、次回の日程とフォロー内容をきめていきましょう。

≡POINT≡
コーチングは、傾聴と質問を活用します。話し手は相手が9割、自分が1割くらいの意識で!一緒に行動と成果につながるプロセスを具体化しましょう

効果的なオンラインマネジメントのチェックリスト

マネージャーの悩み:反応のない人の対応に困ってるんです

オンラインマネジメントは、一方的にならないように。一斉に発信して伝わったことにするのは、NGです。どのように関わっていくのがベストか目的や意図に応じて判断しましょう。
事前に整理しておくと余裕をもって対応できます。下記質問リストを活用してかかわり方の確認してみてください。

指示は、明確な表現になっていますか?
いつまでに/何を/どのくらい/どのように/だれ(が)だれ(に)/なんのために)を共有しましょう

相手が理解できる言葉を選んでいますか?
言葉は、それぞれの経験や背景、先入観によって解釈が変わります。どのように伝わっているかを確認しましょう

状況や感情を共有しあえていますか?
相手の状況を確認しておくとアドバイスやサポートもやりやすくなります。仕事だけではなく気持ちを知るというのも重要です。
そして、忘れがちなのが、自分の状況や気持ちの共有です。自分のことを知らせることで、相手も動きやすくなります。

承認を意識して伝えていますか?
普段以上に接点が少なくなっています。仕事やチームへのインパクト、自分の成長を実感することは、スムーズな業務活動には、不可欠です。

フィードバックを活用していますか?
自分の関わりについてのフィードバックをもらいましょう。みえないからこそ、ベストな関わりが求められます。意見をもらい都度、軌道修正しながら一緒にリモートワークのオリジナルなスタイルをつくっていきましょう。
相手へのフィードバックを伝えるときは、注意が必要です。一方的にならないように、相手の聞きたい気持ちを高めてからがポイントです。テキストよりは音声通話、音声通話よりは、ビデオ通話が良いです。

相手への期待や要望は、明確ですか?
身近にいるときは進捗を把握しやすいので、リクエストや仕事を振り分けることは今以上に簡単でしたね。リモートでは、何を期待されているのかは、具体的に言葉にしなければ伝わりません。どのような成長や成果を期待しているか相手がみえていない未来を共有してください。また、伝えることが面倒だと仕事を抱え込まずに、任せることで相手の成長機会を積極的につくることを心掛けてください。

行動イメージを具体化していますか?
曖昧な目標だと進捗の確認ができません。お互いが確認できる客観的な行動のイメージを引き出しましょう。

ビジョンや目標を共有する
在宅で、目の前の業務に集中していると大きなビジネスの方向性がみえなくなりがりです。そもそも自分たちが何を目指しているのかを今まで以上に言葉にして共有しましょう。

まとめ


1.コミュニケーション頻度を多くしましょう
2.細かなタイムマネジメントは個人に委ねましょう。
3.目的に応じたオンラインのツールを使い分けましょう
4.進捗や成果は、コーチングフローを活用しましょう

5.チェックリストを活用して、サポートしあえる環境をつくっていきましょう。



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